يقرّ العديد من المديرين الماليين التنفيذيين، بأهمية التواصل في مؤسساتهم، لكن قلّة هم الذين يتمتّعون بالدعم الكافي للتواصل بطريقة فاعلة، وفي حال توفر هذا الدعم لديهم، إلا أنّه يفتقر إلى المقاربة المنهجية، ويتفاوت من حيث النوعية. في هذا السياق، يشير تقرير ديلويت الصادر أخيراً تحت عنوان:
«مؤشرات المديرين الماليين التنفيذيين: إنشاء برنامج تواصل فاعل»، إلى أهمية وضع برنامج تواصل منضبط، يعمد إلى نقل وإيصال رسالة واضحة ودقيقة في المؤسسات الحديثة المتعدّدة الجنسيات، ذات الهيكلية التنظيمية المعقدة، حيث يتزايد عدد الأطراف المعنية التي يتواصل معها المدير المالي التنفيذي، وتتنافس القوى الداخلية فيها للفت الانتباه.
عوامل أساسية
يوفر تقرير ديلويت هذا، نموذجاً لمساعدة المديرين الماليين على وضع وتنفيذ برنامج تواصل منضبط، يتماشى مع أهدافهم الأساسية. في سياق هذا البرنامج، على المديرين الماليّين التنفيذيّين، أن يأخذوا بعين الاعتبار، تسعة عوامل أساسية تتكون منها عملية الاتصال، وهي:
أولويات التواصل، والجهة المستهدفة، وتماشي الأهداف المحدّدة، وتوقعات الجماعات المستهدفة، وكيفية تحضير وتبادل المحتوى، ووسائل وقنوات للتواصل، وتحديد وتيرة التواصل، وقياس مدى فاعلية برنامج التواصل.
أهداف تنظيمية
قال جايمس باب، الشريك في ديلويت الشرق الأوسط والمسؤول عن برنامج المديرين الماليين التنفيذيين «غالباً ما يقلّل المديرون الماليون التنفيذيون من أهمية جهود التواصل الضرورية في مؤسستهم. وغالباً ما تكون قنوات التواصل في المؤسسات، إن توفرت بين المديرين الماليين التنفيذيين، غير متخصصة، أو تفتقر إلى المنهجية.
ولا شك في أنّ تفعيل عمل قنوات التواصل في مرحلة مبكرة، يساعد المديرين الماليين التنفيذيين على توضيح رسالتهم، بالإضافة إلى وضع إطار لأجندة تواصل منهجية، وتنفيذها بشكل فاعل، من أجل تحقيق أهدافهم التنظيمية».
ويساعد برنامج الاتصالات الجيد، المديرين الماليين، على توضيح وتسخير الجهود والوقت اللازم في عملية التواصل. وهو يسهم كذلك في توضيح فحوى الرسائل، وسبل إشراك الجهات المعنية. كما يساعد مثل هذا البرنامج في إقناع وإبلاغ هذه الجهات عن نوايا المديرين الماليين ونجاحاتهم، وهو أمر يمكن أن يسرّع بدوره من تأثيرهم في المنظمة.
نموذج مباشر
وأضاف جيمس باب «قد تبدو عملية التواصل أشبه بنموذج مباشر بين المصدر - المدير التنفيذي المالي والمتلقي، أي الجهة المعنية والمستهدفة.
ولكن ليس من الضروري أن تكون الأمور على هذا المنوال. إذ قد يرغب المديرون الماليّون مشاركة أطراف أخرى آراءهم ووجهات نظرهم المتعددة..
والتي قد يغيرونها وفقاً لما يتأتى من أحاديثهم مع هؤلاء. كما تعتبر كافة هذه المحادثات جزءاً من عملية التواصل الأساسية، لإرساء التفاهم المتبادل، وفي حين تبدو عملية التواصل مباشرة من المصدر إلى المتلقي، إلاّ أنّها ليست مصمّمة لتكون كذلك. لا، بل يجب أن تكون عملية دينامية، تسجّل ردود فعل يتمّ مراجعتها وإعادة صياغتها كل ستة أشهر تقريباً، لتصبح عملية فاعلة، تحصل في التوقيت المناسب».