قال أحمد بن سليّم، الرئيس التنفيذي الأول، لمركز دبي للسلع المتعددة، إحدى أكبر وأسرع المناطق الحرة نمواً في الدولة، إن مشروع التحول الإلكتروني الذي طبقه المركز يقدم خدماته الإلكترونية بنسبة 100% . وذلك تماشياً مع اتجاه إمارة دبي نحو التحول إلى مدينة ذكية، وإن المنطقة الحرة التابعة لمركز دبي للسلع المتعددة هي الأسرع تحولاً لتكون مركزاً للتقنية والابتكار.
وأشار بن سليّم إلى أن تقديم طلبات التأشيرة الورقية في السابق كان يمثل نحو 13000 صورة جواز يدوياً في السنة، أي ما يعادل نحو 2100 ساعة عمل أو سنة عمل كاملة للموظف الواحد، وهو ما تم التخلص منه تماماً.
لافتاً إلى أن التحول الإلكتروني أسهم في خلق «نظام بيئي» متكامل يُمكن العملاء من الوصول بسرعة إلى أرض الواقع وممارسة أعمالهم دون أي قلق بشأن المعاملات الخارجية مثل المصارف والتأمين والوساطة العقارية وغيرها.
موضحا أن المركز ضم مؤخراً الشركة رقم 10000 وهي شركة بريمتلز التي تمثل مشروعاً مشتركاً بين شركة ميتسوبيشي للصناعات الثقيلة وشركة سيمنز الألمانية.
وأكد بن سليم أن المركز اعتمد في تحوله الإلكتروني على حلول شركة Salesforce لجودة نظامها وتماشيه مع احتياجات الشركات. وإن إجراءات تسجيل الشركات من المرحلة الأولية أي فتح الملف ومعاملات الرخصة، والتأشيرات وجميع الإجراءات المطلوبة من أجل البدء بالعمل، أصبحت تنجز خلال عشرة أيام فقط.
وأنه سيتم في الأشهر الثلاثة المقبلة إطلاق تطبيق إلكتروني سوف يتيح خدمة التوقيع الإلكتروني لضمان أمان أكبر إلى جانب تحسين خدمة البريد السريع من أجل جمع وتسليم التأشيرات والتراخيص.
وقال إن المركز سجل في عام 2013 صور التأشيرات المحملة يدوياً كالتالي: 17481 عملية تحميل، و17481 عملية طباعة، و17481 عملية نسخ. فيما سجل 364.18 يوم عمل من أجل تحميل صور التأشيرات فقط.
أما في العام الجاري 2015 فقد بلغ عدد نسخ التأشيرات المحملة من قبل العملاء على منصة المركز الإلكترونية نحو 19200 نسخة، وهو ما يعني عدم طباعة أو نسخ أي ورقة خلال العام الجاري، وبالتالي تقليص عدد ساعات عمل الموظفين إلى الرقم صفر. وأوضح أن استهلاك الأوراق في المركز انخفض بنسبة 20% منذ عام 2013.
مشروع التحول
وتفصيلا قال بن سليّم إن مشروع التحول الإلكتروني الذي طبقه مركز دبي للسلع المتعددة بدأ فعلياً قبيل إطلاق صاحب السمو الشيخ محمد بن راشد آل مكتوم، نائب رئيس الدولة رئيس مجلس الوزراء حاكم دبي، رعاه الله، مشروع الحكومة الذكية، أي منذ ما يقارب السنتين في مايو 2013.
حيث وجه سموه في ذلك الوقت رسالته إلى جميع الجهات الحكومية في دبي لكي تتجه جميعاً إلى المنصات الإلكترونية، والتخلص من استخدام الأوراق وتحديث جميع أجهزتها ومنصاتها لتتماشى مع التحول الإلكتروني. وأضاف بن سليّم: في ذلك الوقت كنا قد بدأنا بتطبيق ذلك في المركز، فلطالما كنا وما زلنا مركزاً للابتكار. ولكن رسالة صاحب السمو أعطتنا دفعاً كبيراً وحافزاً لكي نُكمل ما شرعنا به وننهيه في الوقت المحدد.
وبالفعل نجحنا، فنحن اليوم بعد مرور عامين من البدء بالمشروع، ومع انتهاء المهلة التي حددها صاحب السمو، فنحن بكل فخر سعداء بأننا قد أتممنا المهمة على أكمل وجه وكنا الأسرع تحولاً لنكون مركزاً للتقنية والابتكار، حيث نقدم الآن لعملائنا تفاعلات أبسط وأسرع، وأكثر ذكاءً، وذلك من خلال البوابة الإلكترونية المتكاملة والجديدة التي منحها المركز لجميع الأعضاء. واليوم، يقدم مركز دبي للسلع المتعددة خدماته الإلكترونية بنسبة 100 % .
بوابة متكاملة
ولفت الرئيس التنفيذي الأول، لمركز دبي للسلع المتعددة، إلى أنه انسجاماً وتماشياً مع اتجاه إمارة دبي نحو التحول إلى مدينة ذكية، كانت المنطقة الحرة التابعة لمركز دبي للسلع المتعددة هي الأسرع تحولاً لتكون مركزاً للتقنية والابتكار، حيث وعدت أن تقدم لعملائها تفاعلات أبسط وأسرع، وأكثر ذكاءً، وذلك من خلال بوابة إلكترونية متكاملة جديدة لأعضائها.
وأوضح أنه لتقديم طلبات التأشيرة كان يحمل سنوياً نحو 13000 صورة جواز يدوياً. وهو ما يعني كماً هائلاً من الضغوط وساعات العمل التي يحتاج إليها الموظفون لكي يقوموا بذلك، أي نحو 2100 ساعة عمل أو سنة عمل كاملة لموظف واحد. ما يعني أن تمضي ساعات عمل فقط تحمل صور جوازات سفر.
اليوم، لا نحمل أي صورة جواز سفر، عملية التحميل أصبحت معدومة. أصبح العميل يقوم بتحميل جميع معاملاته بنفسه على المنصة الإلكترونية التابعة للمركز. فلقد قمنا بتوفير منصة واحدة متكاملة توفر كل ما يحتاج إليه عملاؤنا أو شركاؤنا.
فوائد
وقال بن سليم: نحن في مركز دبي للسلع المتعددة نتحدى أنفسنا ونتطلع دائماً إلى التفوق والتطور في كل ما ننجزُه. لذلك، هناك عدة فوائد للمركز، وأهمها أننا لم نكن نستطيع زيادة قاعدة عملائنا لما يفوق 10000 شركة لولا هذا التحول والابتكار. بالإضافة إلى الاستفادة من نظامنا البيئي وتحقيق رؤية صاحب السمو الشيخ محمد بن راشد، حفظه الله، لمستقبل واعد.
تخيل فقط عدد الموظفين المخصصين لإنجاز هذه المعاملات الورقية لأكثر من 10000 شركة أعضاء. فضلاً عن عدد الأشخاص الذين يحتاجون للقدوم إلى المركز لتقديم الطلبات بأنفسهم لتسجيل شركاتهم أو تجديد الرخص أو تقديم تأشيرات للموظفين. الآن أصبحت جميع هذه المعاملات عبر الإنترنت من أي جهاز في أي مكان في العالم بعد ما كانت عن طريق الأفراد والأوراق.
قوة عاملة
وأشار إلى أن توفير اليد العاملة كان أهم إنجاز جراء هذا التحول، إلى جانب ساعات العمل الطويلة المستهلكة لإنهاء جميع هذه المعاملات يدوياً.
إذ إن عدد موظفي المركز ما زال نفسه في قسم تسجيل الشركات وخدمة العملاء منذ عام 2012 أي قبل البدء بمشروع التحول رغم زيادة عدد الشركات المسجلة بشكل كبير وملحوظ. واللافت أن خدمة العملاء لم تتراجع بل على العكس أصبحت أفضل.
قيمة مضافة
أكد بن سليم أن المركز استطاع أن يضع نظاماً دقيقاً يضمن أن جميع الشركات تُخدم بشكل جيد على مدار الساعة، عبر تقديم سلسلة من الخدمات ذات القيمة المضافة للعملاء، من خلال الشركاء، وذلك لخلق «نظام بيئي» متكامل يُمكن العملاء من الوصول بسرعة إلى أرض الواقع وممارسة أعمالهم دون الحاجة إلى أي قلق بشأن المعاملات الخارجية مثل المصارف والتأمين والوساطة العقارية وغيرها.
عملاء وشركات
وأشار إلى أنه أصبح بإمكان أعضاء مركز دبي للسلع المتعددة استخراج أي رسالة يرغبون بها عن طريق البوابة الإلكترونية التابعة للمركز، دون الحضور شخصياً، ما يوفر الوقت والجهد والأيدي العاملة. فنحن في مركز دبي للسلع المتعددة نحاول أن نعطي عملاءنا الفرص ونساعدهم في بناء شركاتهم في إمارة دبي.
ولهذا فإن مشروع التحول مهم جداً فهو يعطي الوقت الكافي لنا جميعاً لنركز على ما نحن هنا من أجله وهو العمل. إن المركز خلق للتجارة وكذلك عملاؤنا. وقال: إن الأعضاء يستفيدون من هذا التحول بقدر ما نحن نستفيد. فهم يوفرون مثلنا في الأيدي العاملة وعدد الموظفين. ف
لم تعد الشركات بحاجة لموظفين لمتابعة الأوراق وتوصيل المستندات والوثائق وختمها وإمضائها. وأصبح بإمكانهم الآن فعل كل هذا على شبكة الإنترنت. وفي المستقبل القريب سوف نطرح خدمة جديدة ومبتكرة لعملائنا وهي الإمضاء الإلكتروني وخدمة توصيل المستندات.
فنستطيع بذلك تقليص زيارات مركز خدمة العملاء. كما أنه يستفيدون بكونهم أعضاء في مجتمع مترابط ومتواصل عبر الإنترنت مئة بالمئة. فإن النظام الذي يعمل به المركز يعطي رؤية 360 درجة للشركات، وبذلك نستطيع منح عملائنا جميع احتياجاتهم.
وإذا كان في المجتمع احتياجات لم يقدمها المركز أصبح الآن لدى العملاء طريقة أسرع للتواصل مع المركز ما يمكننا من خدمتهم بشكل أفضل. ونحن مجتمع أعمال، وإن هذه الطرق المبتكرة ضرورية في مجتمع الأعمال المتطور.
مفاجأة
قال بن سليم: إن المفاجأة الكبرى هي معرفة كم من الممكن أن نقدم خدمات جديدة ومميزة لعملائنا من خلال النظام الجديد. كما أننا اكتشفنا أن هذا التحول يستطيع أن يزيد من قاعدة عملائنا ويفتح آفاقاً جديدة في المستقبل.
وفي عام 2013 كان حجم ونطاق الخدمات ذات القيمة المضافة التي نقدمها لعملائنا محدوداً، مثل التأمين والخدمات التجارية الأخرى. اليوم استطعنا تطوير خدماتنا وربطنا أعضائنا بمجموعة من الخدمات ذات القيمة المضافة. أصبح بإمكان جميع أعضائنا التمتع بنفس مستوى الكفاءة والاستفادة منها.
تأكيد أهمية برنامج Salesforce
فازت Salesforce بجائزة الشركة الأكثر ابتكاراً من قبل مجلة فوربس لمدة أربعة أعوام متتالية. وقال أجمد بن سليم ان هذا الفوز تحقق لجودة نظامها وتماشيه مع احتياجات الشركات.
والسبب الذي يكمن وراء هذا النجاح ووراء نجاحهم بالعمل معنا هو النظام المرن الذي يستخدمونه والذي من الممكن تعديله ليتماشى مع جميع الاحتياجات، فهو نظام قابل للتطوير والتكيف مع الاحتياجات والمتطلبات.
وأوضح أجمد بن سليم أن المنطقة الحرة تنمو بسرعة وبوتيرة عالية، وتعد اليوم إحدى أكبر وأسرع المناطق الحرة نمواً في الإمارات، فهذا التكيف والمرونة في النظام يعتبر أمراً أساسياً.
كما يمكن التواصل مع المطورين من خلال منصتهم المتواجدة على متاجر الإنترنت (أبل ستور وبلاي ستور) مما يتيح لنا لتواصل مع المطورين في أي وقت ومن أي مكان وبسهولة. لذلك عندما نرى أننا بحاجة إلى تطوير أو تحسين النظام يمكننا الوصول إلى المطورين بسهولة وسرعة فائقة، وبدورهم يمكنهم توفير التحديث والترقية والتعديلات المطلوبة على الفور.
وأشار بن سليم، إلى أن النظام الجديد ساعد في تحسين درجة الكفاءة على مستوى المنطقة الحرة والوصول إلى درجة عالية جداً من الكفاءة.
فقد عمل نظام Salesforce على ربط جميع قنوات مركز دبي للسلع المتعددة ببعضها البعض، من منصة الأعضاء، إلى إدارة المركز، وفريق العمل. وبذلك أصبح بإمكاننا رؤية احتياجات أعضائنا عن كثب لكي نتمكن من خدمتهم بشكل أفضل.
تفاصيل
حقائق وأرقام عن التحول الإلكتروني
اصبحت إجراءات تسجيل الشركات في مركزدبي للسلع المتعددة، من المرحلة الأولية أي فتح الملف ومعاملات الرخصة، والتأشيرات وجميع الإجراءات المطلوبة من أجل البدء بالعمل، تنجز خلال 10 أيام فقط.
وقال أحمد بن سليم ، أصبح بإمكان العميل تخليص كافة أوراقه إلكترونياً عبر المنصة الإلكترونية التابعة للمركز والموجودة على شبكة الإنترنت. والأمر الوحيد الذي لا يزال يتطلب حضور العميل إلى المركز هو إعطاء نموذج التوقيع، الذي هو شرط تنظيمي.
ويقوم المركز بتطبيق المزيد من الخدمات الإلكترونية في المستقبل القريب من أجل خدمة العملاء بشكل أسهل وأفضل، ومنها: في الأشهر الثلاثة المقبلة سيتم إطلاق تطبيق إلكتروني لجعل العملية أكثر سهولة.
وسوف تطلق خدمة التوقيع الإلكتروني، لضمان أمان أكبر، كما يعمل على تحسين خدمة البريد السريع من أجل جمع وتسليم التأشيرات والتراخيص.
تقدم
خدمات جديدة في الاشهر المقبلة
قال أحمد بن سليم : إنني فخور وممتن أننا استطعنا تلبية رغبة صاحب السمو الشيخ محمد بن راشد آل مكتوم، نائب رئيس الدولة رئيس مجلس الوزراء حاكم دبي، رعاه الله، خلال الفترة التي منحها إيانا وهي عامان.
وأضاف: لدينا العديد من الخدمات الجديدة التي سنطرحها لعملائنا في المستقبل القريب لتلبية احتياجاتهم المتزايدة.
كما ان العديد من الشركات العاملة في مركز دبي للسلع المتعددة خلال هذه الفترة تطبق النظام الإلكتروني، كما رحب مؤخراً بالشركة رقم 10000 في المركز شركة بريمتلز Primetals ، وهي مشروع مشترك بين شركة ميتسوبيشي للصناعات الثقيلة وشركة سيمنز.
وقال: أحب أن أنظر إلى المستقبل لأرى أي شركة ستكون 20000، 30000 وشركة 100000. هناك دائماً المزيد من التحول من أجل خدمة الشركات المسجلة لدينا.