نظم الأرشيف والمكتبة الوطنية دورة تدريبية افتراضية، حول إجراءات وآليات تحويل الوثائق غير النشطة داخلياً في الجهة الحكومية، والوثائق التاريخية من الجهات الحكومية إلى الأرشيف والمكتبة الوطنية.
تأتي هذه الدورة استكمالاً لسلسلة الدورات التدريبية التي يقدمها الأرشيف والمكتبة الوطنية للجهات الحكومية الاتحادية.
واستعرضت الدورة التدريبية التي قدمها أحمد موجب خبير الأرشفة في الأرشيف والمكتبة الوطنية - الأدوات القانونية التي تتمثل بمواد القانون الاتحادي رقم 7 لسنة 2008، بشأن الأرشيف والمكتبة الوطنية، وتعديلاته، ولائحته التنفيذية، والمقاييس الدولية ISO، التي يتم الاعتماد عليها في تنفيذ الإجراء بشكل صحيح.
وحددت الدورة أبرز الأهداف المنشودة من عملية تحويل الوثائق، وهي نقل الوثائق غير النشطة من أماكن نشأتها وحفظها في ظروف مناسبة في مخازن مخصصة لهذا الغرض، كما حددت أيضاً مسؤولية كل طرف في عملية تحويل الوثائق.
وتضافر الجانب النظري مع الجانب العملي في الدورة، حيث قدم خبير الأرشفة شرحاً مفصلاً عن إجراءات التحويل داخلياً في الجهة الحكومية، من الإدارة المنشئة للوثائق إلى وحدة الوثائق في الجهة نفسها، وخارجياً من الجهة الحكومية إلى الأرشيف والمكتبة الوطنية للحفظ الدائم.
وأكد المحاضر أن مرحلة تحويل الوثائق من الجهات الحكومية تكون في المرحلة الثالثة من عمر الوثيقة، حيث يتم تحويلها إلى مركز الحفظ والترميم التابع للأرشيف والمكتبة الوطنية، ويتم التدقيق عليها، ثم يقوم المختصون بترميم الوثائق المتضررة أو المشرفة على التلف.
ولفت إلى أهمية التوعية بالأساليب الصحيحة في حفظ ذاكرة الوطن حفاظاً عليها من الهدر والضياع.
واستعرضت الدورة التدريبية بالتفصيل وبالصور التوضيحية، جدول تحويل الوثائق وكيفية تعبئته، والمراحل التي تمر بها عملية التحويل ومتطلباتها والبيانات التفصيلية المطلوبة لاسترجاعها، في حال الحاجة من طرف متخذي القرار أو الموظفين أو الباحثين.