بمناسبة اليوم العالمي للأرض، حددت فيريتاس تكنولوجيز مجموعة من أفضل الممارسات التي من شأنها تمكين المؤسسات في جميع أنحاء العالم من التخلص بثقة من البيانات غير الضرورية، ومساعدتها على الحد من التكاليف والانبعاثات الضارة لكوكبنا وتعزيز الامتثال؛ وهي:
1. تحديد جميع مخازن البيانات، والاطلاع على البيانات بشكل عام: يعتبر تخطيط البيانات واكتشافها الخطوات الأولى لفهم كيفية تدفق المعلومات في أي مؤسسة. ويمثل اكتساب إمكانية الاطلاع على مخازن البيانات والمعلومات الحساسة، ومعرفة الأشخاص القادرين على الوصول إليها ومدة الاحتفاظ بها، خطوة أولى بالغة الأهمية في متابعة البيانات المظلمة، وأساساً رئيسياً للخطوات التالية.
2. تحديد البيانات المظلمة: تتيح المنهجية الاستباقية في إدارة البيانات للمؤسسات الحصول على رؤية واضحة للبنية التحتية لبياناتها، وآليات تخزينها وإنشاء نسخة احتياطية منها، بحيث تتمكن من التحكم بالمخاطر المرتبطة بالبيانات، واتخاذ قرارات مدروسة جيداً بشأن ما يمكن حذفه منها بثقة.
3. أتمتة الإجراءات الدورية لاكتشاف البيانات وتحديدها: لمواكبة ثورة البيانات، يجب أن تتجه الشركات نحو أتمتة عمليات التحليل والتتبع ورفع التقارير الضرورية للامتثال بالمساءلة المؤسسية عن البيانات المظلمة، واستخدام الملفات والأمان. وقد تحتاج الشركات معالجة أحجام مهولة من البيانات والملفات، وبالتالي، يجب أن تتكامل منهجية تحديد الملفات مع حلول الأرشفة والنسخ الاحتياطي والأمان، لمنع أي فقدان للبيانات، وضمان الاحتفاظ بالبيانات وفقاً للسياسة.
4. تقليص البيانات إلى حدودها الدنيا، وتحديدها بالضوابط: يسهم تقليص البيانات إلى حدودها الدنيا وتحديدها بضوابط حسب غرض استخدامها في ضمان تخفيض المؤسسات لكمية بياناتها المخزنة، والتأكد من ارتباط ما يتم الاحتفاظ به بشكل مباشر مع الغرض الذي جُمع لأجله. وتتيح محركات التصنيف والاحتفاظ المرن والسياسة المتوافقة مع إجراء عمليات الحذف الموثوق للمعلومات غير ذات الصلة، ما يعتبر حجر الزاوية لأي مشروع بيانات مظلمة، وامتثالاً على مستوى الشركة.
5. المراقبة لضمان الالتزام المستمر بمعايير الامتثال: توّفر قواعد الامتثال، مثل اللائحة العامة لحماية البيانات، ينبغي على جميع المؤسسات الإبلاغ عن أنواع محددة من انتهاكات البيانات إلى الجهات الإشرافية ذات الصلة، والأفراد المتضرّرين في بعض الأوقات. ويجب أن تقيّم المؤسسات قدرتها على مراقبة أنشطة الانتهاك، والمسارعة لبدء إجراءات الإبلاغ ضماناً للامتثال.
6. ترسيخ ثقافة الامتثال: عندما تُدار البيانات بشكل صحيح، تتحول إلى مورد بالغ الأهمية للشركات. لكن البيانات المظلمة تشكل عناصر ضارّة تعيق الشركات عن ممارسة أعمالها. ويجب توظيف السياسات ومبادرات التدريب والتواصل لتعزيز توعية الموظفين حول مخاطر منهجية التخزين الكامل للبيانات. وتعتبر مشاركة المسؤولين التنفيذيين أمراً بالغ الأهمية، إذ أن تغيير ثقافة الشركة يبدأ من أعلى المستويات في المؤسسة.